一. 日常费用报销
经办人 |
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部门负责人 部门记账员记账
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分管院领导 |
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审核会计 预算会计 财务负责人 |
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分管财务院领导 |
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审核会计 |
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出纳 |
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操作细则:
(一)费用类报销由经办人填制《单据报销封面》,先交给部门负责人签署意见并由记账员登记费用支出账,再交财务处审核报销的真实性、正确性以及预算是否超支,财务审核无误后,由审核会计报给分管财务院领导审批,审批后由审核会计负责通知经办人到出纳处报销(若为急办事宜,在财务审核后经办人可直接报给分管财务院领导审批,以下相同)。
(二)差旅费类报销由经办人持经相关院领导同意的出差报告及应有的附件,粘贴整齐后填制《差旅费报销单》先交给部门负责人签署意见并由记账员登记费用支出账,再交财务审核报销的真实性、正确性及预算情况,财务审核无误后,由审核会计报分管财务院领导审批,审批后由审核会计负责通知经办人到出纳处报销。
(三)采购类报销由经办人附上《物资采购申请单》、《入库单》、《出库单》、及其它应有的附件并粘贴整齐后填制《单据报销封面》,先交给部门负责人签署意见并由记账员登记费用支出账,再交财务审核报销的真实性、正确性及预算情况,财务审核无误后,由审核会计报给分管财务院领导审批,审批后由审核会计负责通知经办人到出纳处报销。如是资产处采购人员报销的采购类先交给部门负责人签署意见并由记账员登记费用支出账,需经分管院领导签批交财务审核无误后,由审核会计报给分管财务院领导审批,审批后由审核会计负责通知经办人到出纳处报销或进行挂账、转账处理。
(四)相关部门报销的水、电、气、车辆维修费等后勤支出。
1.车辆维修费支出,经办人需提供对方单位发票和维修清单填制《单据报销封面》,先交给部门负责人签署意见并由记账员登记费用支出账,需经分管院领导签批后交财务审核报销的真实性、正确性及预算情况,财务审核无误后,由审核会计报给分管财务院领导审批,审批后由审核会计负责通知经办人到出纳处进行挂账和转账处理。
2.水、电、气支出是提前转账,经办人在转账时需提供对方单位的转账依据,填制《安徽新华学院转账申请单》,先交给部门负责人签署意见,经分管院领导签批后交财务审核,财务审核无误后,由审核会计报给分管财务院领导审批,审批后由审核会计负责交出纳进行转账处理;收到发票进行冲账时,先交给部门负责人签署意见并由记账员登记费用支出账,后期操作流程同上 。
(五)日常工程类报销需由经办人附上工程立项报告、合同、验收报告及其它应有的附件并粘贴整齐后填制《单据报销封面》,先交给部门负责人签署意见并由记账员登记费用支出账,需经分管院领导签批后交财务审核报销的真实性、正确性及预算情况,财务审核无误后,由审核会计报给执行总裁审批,审批后由审核会计负责通知经办人到出纳处报销或转账。
(六)考证类费用支出分两种情况:
1.报销需提前转账的,由经办人提供转账依据,填制《安徽新华学院转账申请单》,先交给部门负责人签署意见,交财务审核,财务审核无误后,由审核会计报给分管财务院领导审批,审批后由审核会计负责交出纳进行转账处理;
2.正常报销或冲账时,经办人需提供对方单位发票和付款依据填制《单据报销封面》,先交给部门负责人签署意见并由记账员登记费用支出账,交财务审核报销的真实性、正确性及预算情况,财务审核无误后,由审核会计报给分管财务院领导审批,审批后由审核会计负责通知经办人到出纳处进行挂账和转账处理。
特别注意:除个人费用外,采购、考证、车辆维修、及日常工程类报销金额超过10000元的还需填制《安徽新华学院转账申请单》,填制《安徽新华学院转账申请单》时需注明收款单位、账号、开户行。
二. 招生费用报销
招生人员 |
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招办负责人 |
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招生办 记账员记账 |
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审核会计 预算会计 财务负责人 |
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分管财务院领导 |
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出 纳 |
操作细则:经办人在发票上写上经办人、证明人,粘贴整齐后填制《单据报销封面》或《差旅费报销单》,先交给招办负责人签署意见并由招办记账员登记费用支出账,再交财务审核报销的真实性、正确性,财务审核无误后,由审核会计报给分管财务院领导审批,审批后由审核会计负责通知经办人到出纳处报销。
三. 科研费用报销
经办人 |
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项目负责人部门负责人 |
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审核会计财务负责人 |
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分管财务院领导 |
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审核会计 |
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出纳 |
操作细则:科研费用的支出应先由科研处提供科研项目名称及经费金额在财务进行账务立项。在项目和经费都到位的情况下产生了科研支出,由经办人填制《单据报销封面》、注明项目号,先交项目负责人及部门负责人并签署意见,再提交项目经费本到财务审核报销其费用的真实性、正确性,财务审核无误后登记科研经费支出台账,由审核会计报给分管财务院领导审批,审批后由审核会计负责通知经办人到出纳处报销。
四 .日常借款
经办人 |
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部门负责人 |
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审核会计 财务负责人 |
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分管财务院领导 执行总裁 |
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审核会计 |
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出 纳 |
操作细则:经办人根据借款类别填制《借款单》,属现金业务的填现金,属转账业务的由经办人填制《安徽新华学院转账申请单》时需注明收款单位、账号、开户行,先交给部门负责人签署意见,再交财务审核借款的正确性,由审核会计报给分管财务院领导审批,审批后由审核会计负责通知经办人到出纳处借款或转账。特别注意:现金借款超过5000元(含5000元)的分管财务院领导审批后,还需报送给执行总裁审批,审批后由审核会计负责通知经办人到出纳处借款。
五.劳务费报销
经办人 |
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部门负责人 部门记账员记账 |
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审核会计 预算会计 财务负责人 |
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分管财务院领导 |
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审核会计 |
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出纳 |
操作细则:由经办人提供学术讲座备案表或报告填制劳务费发放表,先交给部门负责人签署意见并由记账员登记费用支出账,再交财务处审核报销的真实性、正确性以及预算是否超支,财务审核无误后,由审核会计报给分管财务院领导审批,审批后由审核会计负责通知经办人到出纳处报销。
六. 支付已挂账的采购或日常工程尾款
经办人 |
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资产处、总务处负责人 分管院领导 |
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审核会计 财务负责人 |
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分管财务院领导 执行总裁 |
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出 纳 |
操作细则:已挂账的采购费用(包括采购业务按合同规定扣下的质保金和尾款)或工程尾款,在符合规定可以支付的前提下,由经办人填制《安徽新华学院转账申请单》并附上证明,填制《安徽新华学院转账申请单》时需注明收款单位、账号、开户行,资产管理处或总务处负责人签署意见及分管院领导签批后交财务审核,分管财务院领导或执行总裁审批,办齐所有手续后交出纳办理付款。
七. 公司基建办支付的工程款
经办人 |
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基建办主任 |
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公司分管总经理 |
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审核会计 财务负责人 |
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执行总裁 |
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审核会计 |
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出纳 |
操作细则:公司基建办的工程类支出一般为预付账款,经办人提供工程合同以及经审核后的工程进度表,附上对方单位提供的发票填制《单据报销封面》和《转账申请单》,填制《转账申请单》时需注明收款单位、账号、开户行,经基建办主任签署意见后报公司分管总经理审批,完成后交学院财务审核,审核后报送给执行总裁审批,审批后由审核会计负责通知出纳转账。
工程全部结束后,凭审计后的工程决算表附上发票,并填制《单据报销封面》和《转账申请单》,填制《转账申请单》时需注明收款单位、账号、开户行,经基建办主任确认后报公司分管总经理审批,再交学院财务审核,传执行总裁审批,审批后由审核会计负责进行挂账或转账处理。
八. 领用免费餐券
经办人 |
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部门负责人 |
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分管院领导 |
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财务处资产会计 |
操作细则:先由申请部门出具报告经分管财务院领导审批,同时由经办人从财务处网站下载《免费餐券领用登记表》,经部门负责人签署意见及分管院领导审批后,凭报告和登记表到财务资产会计处办理。
安徽新华学院财务处
二O一二年十一月